Com a informação circulando rápido e os processos exigindo mais agilidade, um sistema eficiente para gerenciar documentos se tornou essencial. Nesse contexto, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma necessidade para as empresas que desejam otimizar suas operações, reduzir custos e melhorar a segurança das informações.

Se você ainda não conhece o conceito de GED ou está em dúvida sobre como implementá-lo na sua organização, este artigo vai oferecer um guia completo para transformar sua gestão documental de forma eficaz.

Acompanhe o conteúdo para descobrir como a digitalização e a automação podem mudar a forma como sua empresa lida com documentos!

O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é o conjunto de práticas e tecnologias que visam capturar, organizar, armazenar e gerenciar documentos em formato digital.

Esse processo substitui o arquivamento físico e garante que os documentos sejam facilmente acessíveis, seguros e gerenciados de maneira eficiente.

Com a adoção da GED, as empresas podem reduzir significativamente o uso de papel, otimizar o fluxo de trabalho e melhorar a colaboração interna.

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Como funciona e qual seu principal objetivo?

A GED funciona por meio da digitalização de documentos físicos, que são então armazenados em uma plataforma segura e organizada. A tecnologia permite que os documentos sejam categorizados e indexados de maneira inteligente, facilitando a busca e o compartilhamento de informações.

O objetivo principal é criar um sistema de gestão documental mais ágil, reduzir os erros manuais e proporcionar acesso rápido e controlado aos dados, garantindo uma gestão mais eficaz e segura.

A importância da gestão eletrônica de documentos para empresas

O volume de informações dentro das empresas cresce constantemente. Por isso, a GED se torna uma ferramenta importante para manter a organização, melhorar a produtividade e garantir a segurança dos dados.

Entenda como a gestão eletrônica de documentos impacta no sucesso das empresas:

1. Redução de custos operacionais

Armazenar documentos fisicamente envolve custos com espaço, materiais e impressão. A GED elimina esses gastos, ao substituir o papel por arquivos digitais, que são mais fáceis de gerenciar e acessar, sem a necessidade de grandes espaços de armazenamento.

2. Maior eficiência e produtividade

A digitalização facilita o acesso aos documentos em tempo real. Isso significa que os colaboradores podem localizar e compartilhar informações rapidamente, sem as limitações impostas pelos arquivos físicos. A produtividade aumenta consideravelmente quando os processos são mais ágeis e as tarefas repetitivas são automatizadas.

3. Segurança aprimorada

Com o GED, a segurança da informação é otimizada. Documentos podem ser armazenados em servidores criptografados e ter acessos controlados por permissões específicas. Isso reduz o risco de perdas, danos e acessos não autorizados, protegendo informações sensíveis e mantendo a conformidade com regulamentos de privacidade.

4. Facilidade de conformidade com regulamentações

Muitas empresas precisam seguir regulamentações que exigem a guarda de documentos por períodos específicos. Por meio do GED, é possível gerenciar esses requisitos com muito mais facilidade, garantindo que todos os documentos estejam armazenados de forma organizada e sejam facilmente recuperáveis quando necessário.

Diferença entre GED e ECM: qual é a melhor solução?

Quando se fala em gestão de documentos, os termos GED e ECM (Enterprise Content Management) são frequentemente usados, mas eles têm diferenças significativas.

Embora ambos os sistemas lidem com a organização de documentos, o ECM vai além do GED:

• GED (Gestão Eletrônica de Documentos): é focado principalmente na digitalização, organização e armazenamento de documentos, ideal para empresas que precisam otimizar o gerenciamento de arquivos físicos e digitais;

• ECM (Enterprise Content Management): por outro lado, oferece uma solução mais abrangente, pois lida não só com documentos, mas também com outros tipos de conteúdo corporativo, como e-mails, vídeos e dados de processos. O ECM permite que as empresas integrem diversos tipos de conteúdo, além de proporcionar automação de workflows, colaboração entre equipes e governança de dados.

Ambas as soluções têm seu valor, mas a escolha entre GED e ECM depende das necessidades específicas de sua empresa. O GED é ideal para quem precisa de uma solução focada na gestão de documentos, enquanto o ECM é mais adequado para empresas que precisam de um gerenciamento mais amplo de conteúdos corporativos.

Dicas essenciais para implementar um GED eficaz na empresa

A implementação de um sistema de GED requer planejamento e atenção aos detalhes para garantir o sucesso do processo.

Aqui estão algumas dicas que podem ajudar você a adotar essa solução de forma eficiente:

1. Entenda os processos da empresa

Antes de digitalizar qualquer documento, é essencial mapear os processos internos. Analise como os documentos são gerenciados atualmente e identifique os pontos que precisam de melhorias. Com isso, você poderá criar um sistema mais eficiente e adaptado às necessidades da sua empresa.

2. Escolha a ferramenta adequada

Existem diversas ferramentas de GED no mercado, então é importante escolher a que melhor se encaixa no perfil e nas demandas da sua empresa. Procure por soluções que ofereçam recursos como armazenamento em nuvem, integração com outros sistemas já usados e fácil usabilidade.

3. Capacite sua equipe

A implementação de uma ferramenta de GED exige que os colaboradores estejam bem treinados. Invista em treinamentos contínuos para garantir que todos saibam como usar a plataforma e sigam as melhores práticas de gestão documental.

4. Defina políticas de gerenciamento de documentos

Estabeleça diretrizes claras para o gerenciamento dos documentos digitais. Isso inclui como os documentos serão classificados, quais informações devem ser indexadas e como será o controle de versões. A criação de políticas bem definidas ajuda a manter a organização e facilita o acesso a informações no futuro.

Como a tecnologia pode otimizar a gestão documental?

A tecnologia desempenha um papel fundamental na eficiência do GED. Ferramentas avançadas de GED contam com inteligência artificial (IA) para realizar a indexação e classificação dos documentos, o que melhora a precisão e facilita a busca por informações.

Além disso, a integração com outros sistemas da empresa permite uma gestão mais eficiente, enquanto a automação de workflows reduz a intervenção manual e acelera processos.

O uso de soluções baseadas em nuvem também oferece flexibilidade e segurança, permitindo o acesso remoto a qualquer hora e de qualquer lugar, o que é essencial para equipes que precisam trabalhar de forma colaborativa e remota.

Conclusão

A gestão eletrônica de documentos vai além da digitalização de arquivos físicos, sendo uma estratégia para transformar a forma como sua empresa gerencia informações.

Com a adoção de sistemas de GED bem implementados, as empresas conseguem reduzir custos, aumentar a produtividade, melhorar a segurança e garantir conformidade com regulamentações. Além disso, a tecnologia torna esses processos mais rápidos e precisos, beneficiando toda a organização.

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