Manter os documentos da empresa organizados, acessíveis e dentro dos prazos exigidos por lei não é apenas uma boa prática: é uma obrigação legal. Deixar de guardar documentos adequadamente pode gerar multas, problemas com a Receita Federal, complicações trabalhistas e até riscos à integridade do negócio.

Neste artigo, você encontra um checklist completo e prático sobre como guardar documentos da sua empresa do jeito certo. Vamos explicar quais tipos de arquivos precisam ser preservados, os prazos mínimos exigidos por lei, quais podem ser digitalizados e como a Documentec pode ajudar com soluções profissionais.

Fique conosco para saber mais e boa leitura!

Guardar documentos: por que isso é tão importante?

O ato de guardar documentos vai muito além da organização. Trata-se de uma estratégia essencial para garantir a segurança jurídica, o cumprimento de obrigações legais e a proteção da empresa contra disputas fiscais, trabalhistas ou contábeis.

Toda empresa gera uma grande quantidade de documentos todos os dias (de contratos a notas fiscais), passando por registros de ponto, comprovantes de pagamento, balanços e declarações. Cada um deles tem uma função importante e um prazo específico para ser mantido.

Ignorar essas exigências pode resultar em autuações por órgãos fiscalizadores, perda de direitos em processos judiciais e danos à reputação do negócio.

Quais documentos uma empresa deve guardar?

Diversos tipos de documentos empresariais precisam ser arquivados por diferentes períodos. Dentre eles podemos citar:

• Notas fiscais (de entrada e saída);

• Contratos com fornecedores e clientes;

• Registros de ponto e folhas de pagamento;

• Comprovantes de recolhimento de tributos (INSS, FGTS, IRPJ, etc.);

• Escrituração contábil e fiscal;

• Documentos societários (atas, estatutos, contratos sociais);

• Licenças e alvarás;

• Laudos trabalhistas e de segurança do trabalho;

• Registros de treinamentos e exames ocupacionais.

Cada um desses arquivos cumpre um papel diferente e exige um cuidado especial. Além disso, sua guarda está ligada a legislações específicas que devem ser respeitadas à risca.

Prazos legais para guardar documentos empresariais

A gestão de documentos empresariais é parte essencial da rotina de qualquer empresa. Vai além da organização: está diretamente ligada ao cumprimento de normas legais e à proteção do negócio em fiscalizações e processos judiciais.

Diversos órgãos, como Receita Federal, Ministério do Trabalho e Previdência Social, determinam a guarda obrigatória de determinados documentos por prazos específicos.

No entanto, esses prazos variam bastante. O tempo de retenção depende do tipo de documento, do setor em que a empresa atua e da finalidade da informação.

Por isso, mais do que seguir regras fixas, é importante contar com orientação especializada (especialmente jurídica e contábil) para evitar riscos e penalidades.

Além do que a lei exige, vale considerar também os aspectos estratégicos. Documentos como folhas de pagamento, contratos e declarações fiscais podem conter informações sensíveis. Mesmo após o prazo legal, pode ser prudente mantê-los por mais tempo, como forma de respaldo.

Uma boa referência para isso é a tabela de temporalidade documental do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos). Embora voltada ao setor público, ela oferece diretrizes que também podem ser aplicadas por empresas privadas.

Por fim, adotar uma política interna clara de gestão documental e utilizar sistemas eletrônicos seguros faz toda a diferença. Isso garante mais controle, reduz desperdícios e fortalece a governança da empresa.

Cuidar da guarda dos documentos é mais do que obrigação legal: é uma prática de responsabilidade e visão de longo prazo.

Digitalizar ou manter o documento físico?

Com o avanço da digitalização e da legislação sobre validade jurídica de arquivos digitais, muitos documentos empresariais já podem ser guardados de forma 100% eletrônica. Mas é fundamental entender as regras para cada caso.

O que a lei permite digitalizar?

Segundo o Decreto nº 10.278/2020, documentos digitalizados conforme os padrões técnicos estabelecidos podem substituir os originais físicos e ter a mesma validade jurídica.

A digitalização precisa ser feita com:

• Certificação digital (padrão ICP-Brasil);

• Garantia de integridade, rastreabilidade e acessibilidade;

• Armazenamento seguro e com backup.

Esse decreto é especialmente importante para empresas que buscam reduzir o volume de papel sem comprometer a legalidade dos documentos.

Quando manter o original físico?

Alguns documentos ainda exigem guarda física, como:

• Contratos com firmas reconhecidas em cartório;

• Documentos com valor histórico ou patrimonial;

• Laudos e documentos exigidos por órgãos que não aceitam versão digital.

Por isso, é essencial contar com orientação especializada antes de descartar qualquer arquivo físico.

Como organizar documentos de forma eficiente e segura?

Garantir a segurança e acessibilidade dos documentos é essencial para cumprir prazos, passar por auditorias e manter o controle da gestão empresarial.

Abaixo, aprenda as boas práticas para guardar documentos corretamente:

Organização física

• Arquivar por tipo e por data;

• Usar etiquetas legíveis e sistemas de cores;

• Manter em local seco, ventilado e protegido contra umidade, pragas e incêndios;

• Controlar o acesso ao local físico, limitando a colaboradores autorizados.

Organização digital

• Adotar um sistema de gestão documental (como ECM);

• Criar categorias, etiquetas e níveis de acesso para os documentos;

• Realizar backups automáticos e armazenar em nuvem;

• Controlar versões e registrar acessos (log de auditoria).

Essas medidas garantem agilidade na recuperação de informações e evitam perdas acidentais ou acessos indevidos.

Checklist para guardar documentos da empresa

A seguir, um checklist básico para aplicar na rotina da sua empresa:

1. Identifique todos os tipos de documentos gerados pelos setores;

2. Consulte os prazos legais de guarda conforme cada tipo;

3. Classifique os arquivos por categoria e data de validade;

4. Verifique quais podem ser digitalizados com validade jurídica;

5. Implemente um sistema confiável de digitalização e armazenamento;

6. Mantenha backups atualizados dos arquivos digitais;

7. Armazene documentos físicos obrigatórios em local seguro;

8. Crie políticas de acesso e controle interno;

9. Treine os colaboradores sobre a importância da gestão documental;

10. Faça revisões periódicas para garantir conformidade e atualizações legais.

Leia também: “Paperless: como implementar a digitalização na sua empresa?”

Como a Documentec pode ajudar sua empresa?

A Documentec oferece soluções completas para empresas que desejam profissionalizar a forma de guardar documentos. Atuamos com digitalização certificada, armazenamento físico inteligente e consultoria especializada para setores com alto volume de documentos.

Somos parceira oficial da ELO Digital Office no Brasil, oferecendo tecnologia de ponta e suporte técnico especializado. Nossas soluções atendem às exigências da Receita Federal, LGPD e demais órgãos reguladores.

Com a Documentec, você pode:

• Reduzir o uso de papel com segurança jurídica;

• Cumprir todos os prazos legais de guarda;

• Organizar seus arquivos físicos e digitais com eficiência;

• Ter relatórios e auditorias sempre em dia.

Entre em contato e descubra como nossos serviços podem transformar sua rotina documental.

Conclusão

Saber como guardar documentos corretamente é uma responsabilidade que impacta diretamente a segurança e a eficiência de qualquer empresa. Com tantos prazos legais, formatos possíveis e riscos envolvidos, contar com um checklist claro e soluções tecnológicas confiáveis faz toda a diferença.

O ideal é unir práticas de organização com a modernização digital, respeitando a legislação vigente e mantendo os dados sempre acessíveis e protegidos.

Se você busca um parceiro confiável para cuidar da documentação da sua empresa, fale com a Documentec. Acompanhe também nossos conteúdos aqui no blog e nas redes sociais para se manter atualizado sobre gestão documental e transformação digital!