Você já imaginou sua empresa funcionando com agilidade, sem montanhas de papel empilhadas ou armários cheios de arquivos físicos?

Essa é a proposta do conceito paperless, que vai muito além de eliminar impressões: trata-se de transformar processos empresariais por meio da digitalização.

A jornada para se tornar uma empresa digitalizada envolve mais do que adotar ferramentas. É uma mudança de mentalidade que pode impactar diretamente a produtividade, a organização, a sustentabilidade e os custos da operação.

Neste artigo, vamos mostrar como essa transição pode ser feita de forma prática, segura e eficiente. Leia e saiba mais!

O que significa ser uma empresa paperless?

O termo paperless se refere à adoção de processos digitais no lugar dos documentos impressos. Isso inclui desde a digitalização de arquivos físicos até a automatização de fluxos de trabalho, gestão eletrônica de documentos e assinatura digital.

Uma empresa paperless reduz (ou até elimina) o uso de papel e adquire mais controle sobre a informação. Dados são armazenados com segurança, localizados com facilidade e acessados de qualquer lugar, desde que autorizados.

Além disso, o paperless está diretamente ligado à sustentabilidade. Evitando impressões desnecessárias e reduzindo o consumo de papel, energia e insumos, a empresa contribui com práticas ambientais responsáveis. O que é um diferencial valorizado por clientes, fornecedores e colaboradores.

ECM: a chave para a digitalização eficiente e segura

Para alcançar a digitalização de forma organizada e segura, o uso de soluções ECM (Enterprise Content Management) é essencial. Esse tipo de sistema permite centralizar, gerenciar e automatizar os documentos e processos da empresa.

As plataformas ECM funcionam como um hub digital, conectando áreas como RH, jurídico, financeiro e administrativo.

Além disso, elas garantem conformidade com a LGPD, mantendo registros auditáveis e protegendo os dados sensíveis da empresa.

Vantagens práticas do ECM na jornada paperless:

• Armazenamento centralizado e busca inteligente de documentos;

• Automatização de processos e tarefas repetitivas;

• Assinatura digital integrada e segura;

• Gestão de acessos e permissões por usuário ou departamento;

• Mitigação de riscos jurídicos e perdas documentais.

Quando implementado corretamente, um sistema ECM torna a rotina mais ágil, transparente e produtiva. E isso vale tanto para pequenas quanto para médias e grandes empresas.

Benefícios do modelo paperless para empresas de diferentes setores

Adotar uma estratégia paperless oferece vantagens claras para empresas de todos os portes e segmentos.

Descubra alguns dos principais benefícios:

1. Redução de custos operacionais

Menos papel, menos impressoras, menos toners e menos espaço físico ocupado. O digital reduz drasticamente os custos com armazenamento, impressão e logística documental.

2. Mais produtividade e eficiência

Com processos automatizados, aprovações digitais e documentos organizados, o tempo de resposta da equipe aumenta. Menos tempo procurando arquivos, mais tempo focando no que realmente importa.

3. Acesso facilitado e mobilidade

O digital permite acesso remoto aos documentos com segurança e agilidade. Isso é fundamental para equipes híbridas ou filiais que precisam de sincronia.

4. Sustentabilidade e imagem da marca

A redução do consumo de papel é uma prática sustentável, alinhada com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) e com o que o mercado espera de uma empresa moderna.

5. Conformidade e segurança

Digitalizando documentos e armazenando-os em plataformas confiáveis, a empresa garante backups, rastreabilidade e conformidade com legislações como a LGPD.

Como integrar soluções ECM e tornar seu negócio paperless?

Se você quer migrar sua empresa para um modelo paperless, é importante seguir um caminho estratégico e gradual.

Confira os principais passos para fazer isso com segurança:

1. Analise o fluxo atual de documentos e identifique onde o papel é mais usado

O primeiro passo para implementar um sistema paperless é entender como o papel circula hoje na sua empresa.

Faça um mapeamento detalhado: quais departamentos mais utilizam papel? Em quais processos ele é indispensável hoje? Há documentos duplicados, armazenamentos paralelos ou falhas de controle?

Esse diagnóstico ajuda a visualizar gargalos e oportunidades de digitalização. Por exemplo, contratos físicos, arquivos de RH, notas fiscais, atas de reunião e documentos de aprovação interna podem facilmente migrar para o digital com segurança.

2. Escolha uma plataforma ECM com recursos completos de digitalização, automação e segurança

A escolha da tecnologia é um dos pontos mais críticos na jornada para o paperless. Uma boa solução de ECM (Enterprise Content Management), como o ELO ECM Suite da ELO Digital Office, possibilita centralizar e organizar todos os documentos digitais em um único ambiente seguro, automatizar processos de forma inteligente e assegurar a conformidade com legislações como a LGPD. Além disso, contribui para a redução de riscos operacionais, o aumento da eficiência e a criação de uma cultura organizacional mais ágil e sustentável.

Busque por plataformas que ofereçam:

• Digitalização de arquivos físicos;

• Assinatura digital e eletrônica;

• Controle de versões e permissões;

• Workflow para aprovação;

• Dashboards e relatórios de performance;

• Integração com sistemas já usados pela sua empresa (ERP, CRM, etc.).

3. Digitalize arquivos físicos com critérios de organização e descarte legal

Ao iniciar o processo de digitalização, é importante criar uma estrutura lógica de armazenamento: por área, por tipo de documento, por período ou por projeto. Isso facilita futuras buscas e garante consistência no uso.

Além disso, considere o descarte legal de arquivos físicos, conforme o tipo de documento e o prazo exigido por lei.

A digitalização com validade jurídica viabiliza a eliminação segura de grande parte dos arquivos físicos, desde que realizada em conformidade com os requisitos legais e técnicos exigidos.

4. Automatize fluxos de trabalho com regras, aprovações e alertas personalizados

Uma das grandes vantagens do paperless é a automatização. Com um sistema ECM, você pode criar workflows digitais para aprovação de contratos, solicitações de compras, recrutamento, envio de documentos e muito mais.

Esses fluxos podem incluir regras específicas para cada tipo de documento, com prazos, responsáveis, notificações automáticas e histórico de ações.

Isso reduz erros, agiliza processos e garante rastreabilidade completa.

5. Envolva e treine sua equipe para garantir uma transição bem-sucedida ao digital

A tecnologia, por si só, não resolve tudo. É essencial preparar e engajar a equipe para a adoção da nova cultura digital. Promova treinamentos práticos, compartilhe orientações claras sobre boas práticas e mantenha uma comunicação transparente e contínua ao longo de todo o processo de mudança.

Mostre os benefícios reais do paperless para cada setor: menos tarefas repetitivas, mais agilidade, menos retrabalho e mais tempo para atividades estratégicas. Quando as pessoas entendem o valor da digitalização, a adoção se torna muito mais natural.

Leia também: “O que significa ECM? Conheça as vantagens para o seu negócio!”

Case de sucesso da Construtora Massai

A Construtora Massai, uma das líderes no mercado imobiliário e construção civil do Brasil, implementou a digitalização com o suporte de soluções ECM para transformar a gestão de documentos.

A empresa tinha um grande desafio: automação de reuniões gerenciais e descarte legal de arquivos físicos.

A solução foi a adoção da ELO ECM Suite, que permitiu a digitalização completa dos arquivos, bem como a automação dos fluxos de aprovação e gestão de contratos.

Além disso, ferramentas como ELO HR Recruiting e ELO Analytics ajudaram a agilizar a gestão de pessoas e otimizar relatórios estratégicos.

Com isso, a Massai economizou tempo, recursos e ganhou eficiência, melhorando sua governança e segurança no armazenamento de dados.

Conclusão

Ao seguir os passos que apresentamos neste artigo e investir em soluções de ECM, sua empresa estará otimizada e muito mais alinhada às exigências de um mercado cada vez mais digital e consciente.

Se você deseja dar o próximo passo na transformação digital do seu negócio, entre em contato com a Documentec, parceira oficial da ELO Digital Office, e saiba como podemos ajudá-lo a implementar uma solução paperless eficiente e segura para sua empresa.

Não perca as atualizações do nosso blog para mais dicas sobre digitalização e sustentabilidade nos negócios!