Organizar documentos, reduzir o uso de papel e garantir segurança da informação são desafios diários nas empresas. Mas a tecnologia pode transformar essa realidade de forma simples e eficiente.

A Documentec, especialista em transformação digital, traz ao mercado brasileiro uma das plataformas mais completas e confiáveis: o software de gestão de documentos da ELO Digital Office. Com tecnologia alemã, esse sistema já está presente em mais de 50 países e é reconhecido por ajudar empresas a evoluírem com inovação, segurança e automação.

Se você busca mais eficiência, segurança e organização nos processos da sua empresa, continue a leitura e saiba tudo sobre essa solução!

O que é um software de gestão de documentos?

Um software de gestão de documentos é uma ferramenta digital voltada à organização e ao controle de arquivos eletrônicos, permitindo armazenar, acessar, compartilhar e proteger documentos de maneira eficiente e estruturada.

Na prática, ele substitui os arquivos físicos por versões digitais e permite que a empresa:

• Centralize informações importantes em um único lugar;

• Automatize aprovações e tramitações de documentos;

• Gerencie permissões e versões;

• Reduza falhas e desperdícios operacionais.

Assim, a informação certa chega à pessoa certa com mais agilidade e confiabilidade.

Como isso melhora sua operação?

Contar com um bom sistema de gestão documental é essencial para manter a competitividade, otimizar processos e garantir o controle sobre dados e documentos.

Otimização de processos e redução de custos operacionais

Digitalizando documentos e centralizando informações, os fluxos se tornam mais simples. Além disso, há economia direta com:

• Impressões e papel;

• Espaço físico para armazenamento;

• Tempo de procura por arquivos.

Com processos organizados, a equipe pode dedicar mais tempo a tarefas estratégicas.

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Automação de fluxos de trabalho e tarefas manuais

Com o software de gestão de documentos, rotinas manuais são transformadas em fluxos digitais automáticos. Isso inclui:

• Aprovações com etapas definidas;

• Alerta de prazos e pendências;

• Registro de ações e histórico completo.

A automação acelera entregas e reduz falhas humanas.

Garantia de conformidade e segurança de dados

O controle de acesso por usuários e níveis de permissão garante segurança.

Além disso, o sistema ajuda sua empresa a cumprir normas como a LGPD e outras legislações específicas, assegurando rastreabilidade e integridade da informação.

O que diferencia a ELO Digital Office de outras soluções?

Com mais de 25 anos de experiência global e 1,4 milhão de usuários, a ELO Digital Office oferece uma plataforma confiável e robusta. A Documentec, parceira oficial no Brasil, entrega essa tecnologia adaptada à realidade das empresas brasileiras.

Interface intuitiva e fácil integração com sistemas existentes

A navegação da plataforma é amigável, o que reduz a curva de aprendizado.

Ela pode ser integrada com ferramentas, mantendo os processos existentes e aumentando a produtividade.

Solução escalável e personalizável para diferentes setores

Cada empresa tem seu ritmo. A plataforma permite configurações específicas para diferentes portes e áreas de atuação.

O sistema já é utilizado com sucesso em setores como:

• Indústria;

• Saúde;

• Construção civil;

• Varejo;

• Órgãos públicos.

Com a consultoria da Documentec, o sistema é adaptado para atender exatamente ao que sua empresa precisa.

Funcionalidades de captura e digitalização automatizada

Com a tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), a plataforma reconhece automaticamente o conteúdo dos documentos digitalizados.

Isso permite:

• Indexação inteligente de arquivos;

• Busca rápida por palavras-chave;

• Redução de erros de digitação e retrabalho.

As informações ficam acessíveis de forma ágil e organizada.

Armazenamento seguro em nuvem e acesso remoto

A solução garante mobilidade com total segurança.

Seus dados estão seguros contra perdas, com acesso controlado e disponível a qualquer hora e em qualquer lugar.

Conclusão

O software de gestão de documentos é uma ferramenta indispensável para empresas que buscam eficiência, controle e segurança em suas operações.

A parceria entre a Documentec e a ELO Digital Office oferece às empresas brasileiras uma solução de alto desempenho, com suporte especializado e tecnologia de ponta.

Com funcionalidades completas, escalabilidade e segurança, essa ferramenta transforma a forma como sua empresa lida com informações, gerando economia e fortalecendo a governança de dados.

Quer implementar essa solução na sua empresa? Fale com a Documentec e descubra como dar o próximo passo na sua jornada de transformação digital.