Manter os documentos organizados no setor de Recursos Humanos é essencial para garantir conformidade com as leis trabalhistas, facilitar o acesso às informações e aumentar a eficiência da equipe.

No entanto, o grande volume de papéis e arquivos digitais pode tornar essa tarefa desafiadora. Uma boa organização documental no RH é fundamental para otimizar processos, reduzir riscos e melhorar a produtividade.

Pensando nisso, vamos explorar os principais desafios enfrentados pelo setor de RH na gestão de documentos, sua importância e as melhores práticas para manter tudo em ordem. Continue lendo para saber mais!

Principais desafios do RH com a gestão documental

Excesso de documentos

O setor de RH lida com uma grande quantidade de documentos diariamente, como contratos de trabalho, holerites, registros de ponto, exames admissionais, entre outros. A sobrecarga de papéis pode tornar difícil encontrar documentos específicos de maneira rápida e eficiente, o que prejudica a produtividade da equipe.

Risco de perda e extravio

Sem um controle adequado, os documentos podem ser perdidos ou extraviados, o que pode resultar em problemas legais graves, como a falta de comprovação de que determinados direitos foram cumpridos. Além disso, a perda de dados importantes pode afetar a reputação da empresa e prejudicar a confiança dos funcionários.

Cumprimento das normas e leis

A legislação trabalhista e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exigem que as empresas armazenem e protejam os documentos corretamente. O não cumprimento dessas normas pode resultar em multas pesadas e complicações jurídicas para a organização.

Acesso lento às informações

Quando os documentos não estão bem organizados, a busca por informações se torna uma tarefa demorada e ineficaz. Esse atraso pode impactar negativamente a tomada de decisões e prolongar processos internos, prejudicando a eficiência da operação de RH.

A importância da organização documental no setor de recursos humanos

Uma boa gestão documental no RH traz uma série de benefícios significativos para a empresa, incluindo:

• Redução do tempo de busca: com a organização adequada, os documentos podem ser encontrados rapidamente, economizando tempo e esforço;

• Facilidade em auditorias e fiscalizações: a organização eficiente facilita a realização de auditorias, além de proporcionar tranquilidade durante fiscalizações;

• Maior segurança na armazenagem de dados: a proteção adequada dos documentos evita o acesso não autorizado e a exposição indevida de informações sensíveis dos colaboradores;

• Redução de riscos trabalhistas: documentos bem organizados garantem que os direitos dos funcionários sejam corretamente registrados e respeitados, minimizando disputas legais;

• Processos administrativos mais ágeis: a gestão de documentos eficiente permite que o RH se concentre mais em tarefas estratégicas, como o desenvolvimento de pessoas, e menos na burocracia;

• RH mais estratégico: uma boa gestão documental permite que o departamento de RH se torne mais proativo e voltado para as necessidades das pessoas dentro da organização, promovendo um ambiente de trabalho mais positivo e colaborativo.

Como estruturar uma gestão documental eficiente para o RH?

Para tornar a gestão documental no RH mais eficiente, algumas ações fundamentais devem ser implementadas:

• Defina padrões para os processos: estabeleça regras claras sobre como os documentos devem ser armazenados, nomeados e acessados;

• Digitalize documentos físicos: converta documentos físicos em arquivos digitais para facilitar o acesso, reduzir o risco de perda e otimizar o espaço físico da empresa;

• Use um sistema de Gestão de Documentos (GED): para organizar, armazenar e controlar documentos de forma mais segura e ágil, com possibilidade de automação de processos;

• Implemente políticas de segurança: crie políticas para determinar quem pode acessar determinados documentos. Use ferramentas de segurança, como senhas, criptografia e controles de acesso, para garantir a confidencialidade dos dados.

Leia também: “GED ou ECM – Qual é o melhor para a sua empresa?”

Dicas práticas para organizar documentos de RH

1. Classifique os documentos

Separe os documentos por categorias, como contratos de trabalho, folha de pagamento, benefícios e treinamentos. Isso facilita a organização e a busca por informações, além de evitar confusão.

2. Defina prazos de retenção

Estabeleça prazos específicos para a retenção de documentos, conforme a legislação vigente. Por exemplo, [os holerites devem ser armazenados por pelo menos 5 anos, conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).](https://sitecontabil.com.br/noticias_empresariais/ler/descubra-por-quanto-tempo-guardar-cada-tipo-de-documento#:~:text=Documentos Trabalhistas:,e garantem seus direitos rescisórios.&text=Outros Documentos Trabalhistas (Avisos Prévios,para garantir a guarda adequada.) Isso ajudará a evitar o acúmulo de papéis desnecessários e garantirá que documentos importantes sejam preservados por tempo adequado.

3. Digitalize e armazene em local seguro

Use plataformas seguras para armazenar os arquivos digitalizados, garantindo que eles estejam protegidos contra perda e acesso não autorizado. Além disso, faça backups regulares para evitar a perda de dados importantes.

4. Controle o acesso aos documentos

Nem todos os colaboradores devem ter acesso a todos os documentos. Estabeleça níveis de permissão para garantir que informações sensíveis, como salários e dados pessoais, sejam acessadas apenas por pessoas autorizadas.

5. Mantenha tudo atualizado

Revise periodicamente os documentos para garantir que as informações estejam corretas. Arquive ou descarte documentos que não são mais necessários ou que já estão fora do prazo de retenção legal.

6. Automatize processos repetitivos

Use softwares de gestão documental para automatizar o arquivamento de documentos, garantindo que todos os arquivos sejam armazenados corretamente e sem erros. A automação também aumenta a eficiência e reduz a carga de trabalho manual.

7. Capacite a equipe de RH

Investir em treinamentos contínuos para a equipe de RH é fundamental. Ensine os colaboradores a utilizarem corretamente os sistemas de gestão documental, além de reforçar a importância da organização e segurança dos documentos.

Por que investir em tecnologia para organizar documentos de RH?

Contar com o apoio da tecnologia para organizar documentos de RH é uma escolha inteligente e estratégica. A digitalização, por exemplo, elimina os custos com papel e o espaço físico necessário para armazenar documentos, além de contribuir para um ambiente de trabalho mais sustentável.

Outro benefício da tecnologia é a segurança. Com sistemas especializados, é possível garantir que os documentos estejam protegidos contra acessos indevidos e perdas. Ferramentas de criptografia e controle de permissões aumentam ainda mais a proteção, oferecendo mais tranquilidade para o RH e para os colaboradores.

Quando se trata de auditorias, a tecnologia também facilita o trabalho. Documentos digitais bem organizados podem ser acessados rapidamente, sem a necessidade de longas buscas em arquivos físicos. Isso torna o processo de auditoria mais ágil e menos propenso a erros, ajudando a manter a conformidade com as regulamentações.

Case de sucesso da Massai

A construtora Massai enfrentava grandes desafios para organizar seus documentos físicos e otimizar as reuniões gerenciais. Com a implementação do ELO ECM Suite, a empresa digitalizou seus arquivos e automatizou seus processos internos.

Isso resultou em uma redução significativa do tempo gasto com tarefas burocráticas, permitindo à equipe de RH focar no que realmente importa: as pessoas. A gestão documental tornou-se mais segura, eficiente e em conformidade com as normas, proporcionando mais agilidade nos processos administrativos.

Conclusão

Investir em tecnologia e seguir as melhores práticas de organização documental pode transformar a maneira como o RH funciona, tornando-o mais ágil, seguro e menos burocrático. Se você ainda não iniciou esse processo, agora é o momento de agir.

A Documentec oferece soluções especializadas para digitalização e gestão de documentos no setor de RH. Com nossos serviços, sua empresa pode reduzir burocracias e otimizar processos, garantindo mais foco no que realmente importa. Solicite um diagnóstico e descubra como podemos ajudar sua empresa!