A gestão eficiente dos documentos corporativos é essencial para garantir a conformidade legal, a segurança das informações e a eficiência operacional das empresas. Em um ambiente de negócios cada vez mais dinâmico, ter uma política clara de retenção de documentos não só previne riscos legais, mas também otimiza processos internos, reduz custos e apoia a transformação digital.

Neste artigo, abordaremos quais documentos devem ser retidos, os prazos recomendados e a importância da digitalização para essa gestão, destacando como a Documentec pode ser a parceira ideal nessa jornada.

O que são documentos corporativos e quais devem ser retidos?

Os documentos corporativos são os registros que documentam as atividades, transações e processos internos de uma empresa. Eles são essenciais para comprovar a regularidade dos negócios, apoiar a tomada de decisões e fornecer subsídios para auditorias e fiscalizações. Para que a gestão seja eficaz, é preciso classificar esses documentos em categorias que reflitam sua importância e utilidade ao longo do tempo.

Antes de detalhar as categorias, é importante destacar que a retenção adequada desses registros não só atende a exigências legais, mas também contribui para a organização e a integridade das informações, facilitando a consulta e o gerenciamento.

• Documentos fiscais e contábeis: registros como notas fiscais, recibos, livros contábeis, balanços e declarações de impostos são fundamentais para comprovar a saúde financeira da empresa.

• Documentos trabalhistas: incluem contratos de trabalho, folhas de pagamento, registros de jornada, acordos coletivos e documentos relacionados à saúde e segurança do trabalho.

• Documentos jurídicos: contratos comerciais, procurações, documentos relativos a processos judiciais e outros que comprovam obrigações e relações legais.

• Documentos administrativos: atas de reuniões, relatórios, políticas internas e comunicações oficiais que documentam as decisões e diretrizes da empresa.

• Outros documentos relevantes: registros estratégicos, informações de clientes, documentos de propriedade intelectual e outros que, mesmo não obrigatórios por lei, agregam valor à gestão e à estratégia do negócio.

Por quanto tempo os documentos devem ser guardados?

Definir os prazos de retenção para cada tipo de documento é uma etapa crítica da gestão documental. Esses prazos variam conforme a legislação vigente e a natureza de cada registro, garantindo que a empresa esteja preparada para eventuais fiscalizações e demandas judiciais.

Para ajudar na compreensão, é importante contextualizar que os prazos não são arbitrários. Eles estão embasados em normas legais e melhores práticas de governança, buscando equilibrar a necessidade de manter registros históricos com a agilidade e segurança na gestão dos dados.

• Documentos fiscais e contábeis: geralmente, esses documentos devem ser mantidos por um período que varia entre 5 a 10 anos, conforme as exigências dos órgãos fiscalizadores.

• Documentos trabalhistas: a legislação trabalhista recomenda a guarda desses registros por até 20 anos, assegurando respaldo em caso de eventuais litígios ou auditorias.

• Documentos jurídicos: devem ser armazenados enquanto estiverem em vigor e por um período adicional após o seu encerramento, para comprovação de obrigações legais.

• Documentos administrativos e outros: o prazo pode variar conforme a relevância e o uso interno, devendo ser definido por uma política documental que atenda às necessidades específicas da empresa.

A Importância da digitalização de documentos na retenção

A digitalização de documentos representa uma transformação fundamental na gestão de informações. Converter documentos físicos em registros digitais traz uma série de benefícios que vão muito além da simples economia de espaço físico. Essa prática moderniza os processos, aumenta a segurança e contribui para a conformidade com regulamentações como a LGPD.

Ao digitalizar documentos, as empresas ganham agilidade no acesso às informações e reduzem o tempo gasto em buscas manuais. Além disso, sistemas digitais permitem o controle rigoroso de acessos, o que protege os dados contra perdas e acessos não autorizados. Esses fatores, combinados, resultam em uma operação mais eficiente, sustentável e alinhada com as demandas do mercado atual.

A Documentec como parceira na digitalização de documentos

A Documentec é especialista em soluções completas de gestão documental, oferecendo uma abordagem de digitalização de ponta a ponta que cobre todas as etapas do ciclo de vida dos documentos. Com tecnologia de classe mundial e uma equipe altamente qualificada, a Documentec se destaca ao transformar processos manuais em operações digitais seguras, ágeis e eficientes.

Entre os principais produtos e serviços oferecidos, destacam-se:

• Digitalização de ponta a ponta: soluções completas que abrangem a organização, digitalização e descarte seguro dos documentos, garantindo conformidade e eficiência.

• Guarda digital segura: armazenamento em ambientes digitais com alta segurança, backups automáticos e controles rigorosos de acesso, alinhados com a LGPD.

• Consultoria especializada: análise e implementação de políticas personalizadas de retenção de documentos, adaptadas às necessidades específicas de cada cliente.

• Integração com sistemas de gestão: ferramentas que se conectam com os sistemas corporativos, facilitando o fluxo de informações e a recuperação rápida dos registros.

Ao escolher a Documentec, sua empresa conta com um parceiro estratégico comprometido com a inovação, a segurança e a eficiência operacional, contribuindo decisivamente para a transformação digital e a melhoria na gestão de documentos.

Conclusão

A retenção de documentos é uma prática indispensável para garantir a conformidade legal, a segurança dos dados e a eficiência dos processos internos. Uma política bem estruturada, aliada à digitalização, permite que a empresa organize e gerencie seus registros de forma ágil, reduzindo custos e riscos operacionais.

Investir em soluções de gestão documental, como as oferecidas pela Documentec, é um passo estratégico para as empresas que buscam se adaptar a um mercado cada vez mais dinâmico e digital. Ao adotar práticas modernas e seguras, sua organização estará preparada para enfrentar desafios, atender às exigências legais e, principalmente, potencializar a eficiência e a competitividade dos seus negócios.

Invista na transformação digital e conte com a Documentec como sua parceira na jornada rumo a uma gestão documental inovadora e sustentável.