A gestão de documentos é um desafio crescente para empresas que lidam com um grande volume de informações. Com o aumento da digitalização e a busca por eficiência, surge a necessidade de soluções robustas e eficientes.

É nesse contexto que o Enterprise Content Management (ECM) se destaca como uma ferramenta essencial para transformar a gestão documental.

Mas afinal, o que é ECM e por que ele é tão importante para o seu negócio? Vamos entender!

O que é ECM?

O Enterprise Content Management (ECM), ou Gestão de Conteúdo Empresarial, é um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas voltadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdos e documentos relacionados aos processos organizacionais.

Em outras palavras, o ECM permite que as empresas organizem e acessem seus documentos de maneira digital e segura, promovendo a eficiência operacional e garantindo o controle de informações críticas.

Diferente de um simples sistema de gestão eletrônica de documentos (GED), o ECM vai além, integrando tecnologias que automatizam processos e garantem a conformidade com regulamentações.

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Como o Enterprise Content Management funciona na prática?

O ECM atua em diversas frentes dentro de uma empresa, proporcionando uma gestão mais inteligente e centralizada dos conteúdos empresariais. Na prática, ele envolve processos como:

• Captura de documentos: digitalização e importação de arquivos físicos para o ambiente digital;

• Armazenamento seguro: organização dos documentos digitais em repositórios centralizados;

• Acesso controlado: garantia de que apenas pessoas autorizadas acessem determinados documentos;

• Automação de processos: uso de fluxos de trabalho automatizados para aprovações e revisões;

• Recuperação rápida: facilita a busca por documentos específicos, economizando tempo e recursos;

• Preservação e arquivamento: garante a conservação de documentos a longo prazo, conforme exigências legais.

Integrando todas essas funcionalidades, o ECM promove uma gestão documental eficiente, reduzindo o risco de perda de informações e aumentando a produtividade dos colaboradores.

Muito mais que um GED: como o ECM vai além da gestão eletrônica de documentos?

Muitas vezes, o ECM é confundido com o GED (Gestão Eletrônica de Documentos), mas é importante compreender suas diferenças. Enquanto o GED se concentra na digitalização e no armazenamento eletrônico de documentos, o ECM vai além ao proporcionar um controle completo do ciclo de vida da informação.

O ECM armazena, organiza, distribui e garante a preservação digital de documentos, além de integrar processos de automação e segurança. Dessa forma, ele se torna uma solução completa e estratégica para empresas que buscam otimizar sua gestão documental.

Os 6 elementos do ECM e como eles impactam a gestão documental

Para entender o impacto do ECM, é essencial conhecer seus principais elementos. A seguir, destacamos os seis pilares fundamentais dessa solução:

1. Captura de conteúdo

O processo de captura é o primeiro passo na gestão de conteúdos. Inclui a digitalização de documentos físicos e a importação de arquivos digitais. Isso garante que todas as informações relevantes estejam acessíveis no ambiente digital.

2. Gestão de conteúdo

Uma vez capturados, os documentos precisam ser organizados. A gestão de conteúdo permite o controle de versões, categorização e armazenamento de maneira estruturada. Isso facilita a recuperação e evita duplicidade de informações.

3. Armazenamento seguro

Com o aumento das ameaças cibernéticas, armazenar documentos com segurança é fundamental. O ECM garante ambientes protegidos e backups regulares, minimizando riscos de perda de dados.

4. Preservação digital

Além de armazenar, é necessário garantir a longevidade dos arquivos. A preservação digital assegura que os documentos permaneçam acessíveis e íntegros ao longo do tempo.

5. Automação de processos

O uso de fluxos de trabalho automatizados permite maior eficiência e precisão na gestão de documentos. Isso reduz o tempo gasto em tarefas manuais e garante a padronização dos processos.

6. Distribuição e acesso

Por último, mas não menos importante, o ECM garante que os documentos certos cheguem às pessoas certas, de forma rápida e segura, promovendo a colaboração interna e externa.

Os riscos de uma gestão documental não digitalizada e seus impactos para as empresas

Dificuldade na localização e perda de documentos

A perda de documentos é um dos maiores desafios da gestão manual. A falta de um sistema de organização estruturado faz com que arquivos sejam extraviados ou extraviados com frequência.

Mesmo quando os documentos são armazenados, o risco de danos devido à manipulação inadequada ou condições ambientais, como umidade ou exposição à luz, pode comprometer sua integridade.

Em muitas empresas, os documentos são armazenados sem qualquer critério de rastreabilidade ou categorização.

Isso cria uma "caixa-preta" de informações, onde encontrar um arquivo relevante pode ser uma tarefa demorada e, em alguns casos, impossível, o que prejudica o fluxo de trabalho e o atendimento ao cliente.

Baixa eficiência nas operações diárias

A produtividade de funcionários é diretamente impactada pela necessidade de buscar arquivos de forma manual.

Sem um sistema organizado, os colaboradores gastam tempo precioso procurando documentos, o que reduz sua capacidade de se concentrar nas tarefas principais do dia a dia. Isso resulta não apenas em atrasos nas operações, mas também no aumento da frustração da equipe, o que pode afetar a moral e a qualidade do trabalho.

Além disso, a comunicação entre departamentos e equipes fica prejudicada quando é necessário recorrer a documentos físicos ou a processos ineficazes de compartilhamento. O atraso na troca de informações pode afetar negativamente a velocidade de execução de tarefas cruciais, impactando o desempenho geral da empresa.

3. Vulnerabilidade a problemas legais e regulatórios

Empresas que não têm um controle rigoroso sobre seus documentos correm sérios riscos legais. A gestão manual não permite uma verificação eficaz de conformidade com as leis e regulamentos relacionados à retenção e privacidade de documentos.

Como as informações são frequentemente armazenadas de forma física e sem rastreabilidade digital, a empresa pode ser pega de surpresa em auditorias, com a impossibilidade de comprovar a conformidade.

A ausência de um sistema que registre quem acessou e alterou os documentos dificulta a criação de uma trilha de auditoria clara e confiável, essencial para garantir a conformidade com normas legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Isso expõe a organização a potenciais sanções legais, além de afetar sua reputação.

4. Processos empresariais lentos e ineficazes

Quando a documentação é gerida manualmente, os processos operacionais se tornam mais lentos e ineficazes.

A dependência de arquivos físicos e o fluxo de trabalho baseado em papel resultam em processos burocráticos, que muitas vezes exigem múltiplas aprovações e a movimentação de documentos fisicamente entre diferentes departamentos.

Isso cria uma sobrecarga e aumenta o tempo de resposta necessário para ações simples, impactando diretamente a capacidade de adaptação da empresa ao mercado.

A falta de automação também faz com que o controle de fluxos documentais seja descentralizado e desconectado, o que cria obstáculos adicionais à colaboração entre equipes e departamentos.

Com isso, os processos se tornam mais propensos a erros e falhas, já que o controle manual deixa espaço para inconsistências e duplicidades.

Custos com armazenamento e gestão de arquivos físicos

O armazenamento de documentos físicos é um gasto constante para muitas empresas, que precisam de grandes áreas para guardar papéis e outros materiais.

Além dos custos diretos com espaço de armazenamento, há a necessidade de recursos humanos para organizar e manter esses arquivos, além dos custos de papel, pastas e outros materiais.

Porém, o custo vai além da parte física. A ineficiência do processo manual, a necessidade de buscar documentos repetidamente e o tempo perdido durante esse processo resultam em custos operacionais mais elevados.

As empresas gastam mais com recursos humanos e infraestrutura para uma tarefa que, em muitos casos, poderia ser automatizada, liberando os funcionários para outras atividades de maior valor.

Conclusão

A automação dos processos documentais permite que as empresas ganhem tempo e reduzam custos, enquanto minimizam riscos legais e garantem a conformidade normativa. Entenda, pelos dados, por que implantar uma solução ECM:

• +25% é a taxa de crescimento anual de ativos documentais;

• 2 horas é o tempo perdido diariamente por funcionários procurando documentos;

• 4 semanas é o tempo gasto por gestores na busca de informações devido ao armazenamento inadequado.

Para garantir competitividade e eficiência na gestão de conteúdos, fale com um especialista da Documentec e descubra como o ECM pode transformar sua empresa!