O armazenamento de documentos é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas atualmente. O volume de informações geradas por uma organização cresce exponencialmente e, com isso, a necessidade de soluções que sejam práticas, seguras e eficientes também aumenta.

Com o avanço das tecnologias, o armazenamento digital se tornou uma alternativa popular, mas o armazenamento físico ainda é muito usado, principalmente em setores que exigem documentação original.

Pensando nisso, vamos discutir as principais diferenças entre essas soluções e como escolher a melhor opção para sua empresa. Confira!

Diferenças entre armazenamento de documentos físicos e digitais

O armazenamento de documentos pode ser feito de duas maneiras: físico e digital. Ambos os métodos têm suas vantagens e desvantagens, e a escolha do modelo dependerá das necessidades específicas de sua empresa, do tipo de documentos que você precisa armazenar e da regulamentação aplicável ao seu setor.

Principais diferenças:

• Espaço: o armazenamento físico exige espaços dedicados, como estantes, arquivos e armários, o que pode ocupar áreas consideráveis dentro de uma empresa. Além disso, se a quantidade de documentos for grande, pode ser necessário alugar espaços extras para armazenar os arquivos. Já o armazenamento digital, ocupa apenas espaço no servidor ou na nuvem, liberando espaço físico para outras atividades da empresa;

• Acesso: o acesso a documentos físicos exige que você esteja fisicamente presente no local onde eles estão armazenados. A busca pode ser demorada, pois é necessário procurar manualmente entre pilhas ou arquivos. No caso do armazenamento digital, o acesso é facilitado: basta estar conectado à internet para acessar os documentos de qualquer lugar, a qualquer momento;

• Segurança: um dos maiores desafios do armazenamento físico é garantir a segurança dos documentos. Eles estão suscetíveis a danos físicos, como incêndios, inundações ou até o simples desgaste com o tempo. Além disso, há o risco de extravio e acesso não autorizado, principalmente em documentos sensíveis. O armazenamento digital, quando feito corretamente, oferece proteção por meio de criptografia, backups automáticos e controles de acesso rigorosos;

• Organização: organizar documentos físicos pode ser complexo e exige uma estrutura adequada para garantir que os arquivos sejam armazenados de forma ordenada e acessível. Além disso, é preciso fazer buscas manualmente quando for necessário localizar algum documento. O armazenamento digital permite categorização automática, busca rápida e indexação dos documentos, facilitando a organização e a recuperação de informações.

Quando optar por cada modelo?

A escolha entre físico ou digital depende de diversos fatores, como a natureza dos documentos, as exigências legais e as necessidades operacionais da empresa.

Ambos os modelos têm suas aplicações, e em alguns casos, a combinação de ambos pode ser a melhor solução. Vamos entender melhor quando optar por cada modelo:

Armazenamento físico:

Com o avanço das tecnologias e a regulamentação da digitalização com valor legal, o armazenamento físico tem sido cada vez mais substituído por soluções digitais. Mesmo setores como jurídico, contábil e recursos humanos já operam com documentos digitais, desde que sigam critérios técnicos.

Contratos, fichas cadastrais e documentos fiscais, por exemplo, podem ser armazenados digitalmente, desde que tenham sido gerados ou digitalizados corretamente. O armazenamento físico ainda pode ser necessário apenas em casos muito específicos ou quando há um acervo histórico extenso, sendo indicado adotar um modelo híbrido (que combine guarda segura com digitalização gradual).

Armazenamento digital

O armazenamento digital é uma escolha estratégica para empresas que buscam mais agilidade, acessibilidade e economia de espaço, independentemente do setor de atuação. A digitalização facilita a organização dos documentos, o acesso remoto e a automação de processos, contribuindo diretamente para a eficiência operacional.

O Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, regulamenta a digitalização de documentos e garante que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais que os originais físicos.

Modelo híbrido

Muitas empresas enfrentam um dilema: precisam armazenar documentos físicos para fins legais ou regulatórios, mas também desejam digitalizar parte de seus arquivos para otimizar os processos internos.

Nesse caso, o modelo híbrido é a solução ideal. Ele combina a guarda documental física para documentos obrigatórios e a digitalização de arquivos novos ou estratégicos. Esse modelo garante que as empresas cumpram com as exigências legais, ao mesmo tempo em que aproveitam as vantagens da digitalização.

Leia também: “Retenção de documentos: quais guardar e por quanto tempo?”

Soluções eficazes para armazenar documentos

Para garantir que sua empresa escolha a melhor solução, é essencial entender as opções disponíveis e como elas podem ser aplicadas no dia a dia.

Conheça as soluções que podem ajudar sua empresa a gerenciar seus documentos de forma mais eficiente:

• Guarda documental: para documentos físicos essenciais, a guarda documental é uma solução eficaz. Ela oferece um ambiente controlado e seguro, com condições adequadas para garantir a preservação dos documentos e o cumprimento de requisitos legais. Serviços especializados, como os oferecidos pela Documentec, proporcionam a organização e rastreamento de documentos através de códigos de barras e etiquetas, permitindo a localização rápida de arquivos, tanto fisicamente quanto eletronicamente;

• Digitalização de documentos: a digitalização é a solução para empresas que buscam otimizar o gerenciamento de documentos, transformando arquivos físicos em formatos digitais. O processo de digitalização permite a aceleração do acesso, a melhora da organização e a proteção contra perdas. Documentos digitalizados podem ser facilmente organizados em sistemas de gestão, permitindo buscas rápidas e controle de versões;

• Soluções híbridas: a Documentec oferece uma solução híbrida que integra a guarda documental com a digitalização de documentos. Com essa abordagem, sua empresa pode manter documentos essenciais em formato físico e digitalizar novos documentos para otimizar o processo de gestão. A digitalização também pode ser aplicada a documentos antigos que ainda são relevantes para os negócios, proporcionando acesso rápido e seguro a arquivos que, de outra forma, poderiam se perder no tempo.

Conclusão

Escolher entre físico ou digital depende das necessidades específicas de cada empresa. Se sua prioridade for acesso remoto, segurança e eficiência, a digitalização é a escolha ideal. No entanto, para empresas que precisam manter documentos originais devido a exigências legais, a solução híbrida pode ser a melhor alternativa.

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