Guarda de documentos já é um assunto em pauta no Brasil. Um exemplo é o conjunto das mais complexas leis trabalhistas que possuímos nas quais, empresas brasileiras devem seguir regras variadas para cada tipo de documento criado, principalmente no setor de RH, onde é gerado uma ampla massa documental desde a contratação ao desligamento de colaboradores.

Para um maior controle, o ideal é manter todos os tipos de documento em formato digital, e de preferência cadastrados sob regras de acesso e segurança de uma solução em GED/ECM, para que o departamento de Recursos Humanos e Pessoal tenha acesso rápido e organizado a essas informações.

Quanto aos prazos para a guarda de documentos, você os encontra consultando sites como o Fiscosoft. Reparem que de tempos em tempos, as regras ou a forma de guarda para este tipo de documento pode variar sendo necessário, manter-se atualizado.

Armazenar pelo tempo certo, integrar informações de colaboradores e outras funções de RH da empresa é pré-requisito para agilizar todos os processos de gestão, incluindo os processos de assinatura eletrônica de contratação e fluxos de aprovação (workflow) dessa documentação, entre as funções envolvidas nesse processo.