Na era da transformação digital, a forma como as empresas lidam com documentos, dados e processos têm impacto direto na eficiência, segurança e conformidade das operações.

Ao buscar uma solução robusta de ECM (Enterprise Content Management), muitas organizações se veem diante de uma decisão estratégica: implantar na nuvem (SaaS) ou em ambiente local?

Mas essa escolha não precisa ser excludente. Adotar um ECM SaaS e local amplia as possibilidades de gestão, oferecendo mais liberdade, escalabilidade e controle.

Neste artigo, você vai entender como essa combinação fortalece a governança da informação e se adapta às demandas específicas do seu negócio.

O que é um ECM com opção SaaS e local?

Um sistema de gestão de conteúdo corporativo (ECM) permite organizar, armazenar, acessar e controlar documentos e informações digitais.

Quando a solução oferece opção de implantação SaaS (Software as a Service) ou local, ela garante que a empresa possa definir a melhor estrutura técnica de acordo com seus objetivos, infraestrutura, requisitos legais e operacionais.

Na prática, isso significa mais flexibilidade: é possível começar com um modelo e migrar para o outro, ou até manter partes diferentes da operação em formatos distintos, conforme o tipo de dado, fluxo de trabalho ou área do negócio.

Quais os benefícios de ter SaaS e local na mesma solução?

Ao unir os dois modelos, a empresa aproveita o melhor de cada abordagem. O SaaS proporciona praticidade, pois elimina a necessidade de infraestrutura interna e permite acesso remoto aos documentos de forma segura.

Além disso, é mais simples de escalar, já que o desempenho do sistema pode acompanhar o crescimento da demanda.

Por outro lado, a instalação local permite personalizações mais profundas, com maior controle sobre a configuração do sistema e o ambiente de TI.

Isso é especialmente útil em empresas com políticas internas rígidas ou em setores que precisam manter dados sensíveis sob domínio total.

O grande diferencial está na liberdade de escolha. Cada setor pode trabalhar com a estrutura mais adequada às suas necessidades, mantendo a padronização da plataforma e facilitando a gestão integrada.

Como isso ajuda na segurança dos documentos?

Um ECM com opção SaaS e local permite combinar recursos de segurança avançados em ambos os cenários.

No modelo SaaS, os dados podem ser armazenados em data centers com certificações internacionais e protegidos por camadas de criptografia e controle de acesso.

Já no modelo local, a organização define e gerencia diretamente todos os mecanismos de proteção, desde o firewall até as permissões de usuário.

Essa flexibilidade se traduz em maior resiliência. Por exemplo: informações sensíveis podem permanecer em servidores locais com alto nível de controle, enquanto documentos operacionais ficam na nuvem, garantindo mobilidade e agilidade.

Assim, cada tipo de dado é tratado conforme o seu nível de criticidade.

É possível manter o controle total dos dados?

Sim. Um dos principais ganhos ao contar com uma solução que oferece ambos os modelos é a capacidade de decidir onde e como os dados serão armazenados. Isso significa controle total sobre a arquitetura da informação e sobre os fluxos de entrada, tratamento e arquivamento de documentos.

Além disso, o sistema pode ser configurado para seguir regras específicas de retenção, auditoria e rastreamento. O que garante visibilidade de todas as ações realizadas e maior transparência na gestão documental.

A empresa ganha em escalabilidade com essa escolha?

Sem dúvida. Em um ambiente de negócios que muda constantemente, a escalabilidade tornou-se uma exigência.

Com um ECM que permite expansão tanto em ambiente SaaS quanto local, a empresa pode adaptar sua infraestrutura conforme o crescimento da operação, sem precisar mudar de sistema.

Isso evita migrações complexas e interrupções nos processos, além de permitir testes de novas unidades ou departamentos com baixo investimento inicial (via SaaS), antes de decidir por uma implantação local, se necessário.

Esse modelo facilita o atendimento à LGPD?

Sim, porque oferece mais controle sobre a gestão de dados pessoais. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige que empresas documentem o tratamento de informações sensíveis e garantam transparência, rastreabilidade e proteção dessas informações.

Ao possibilitar a escolha da melhor arquitetura, o ECM contribui para que a empresa atenda às exigências da LGPD com maior precisão. É possível, por exemplo, manter os dados de titulares brasileiros em território nacional, com rastreamento completo de acessos, edições e exclusões.

Além disso, o sistema pode ser configurado para automatizar ações como anonimização, controle de consentimento e eliminação segura de dados, conforme os prazos definidos pela legislação.

Como a infraestrutura se adapta melhor ao negócio?

Cada empresa tem uma realidade única: algumas contam com equipes de TI estruturadas e recursos locais robustos; outras preferem a agilidade e a simplicidade do modelo SaaS. Um ECM flexível permite atender ambos os perfis.

Empresas com forte presença em áreas remotas, por exemplo, podem se beneficiar do acesso remoto da nuvem para manter a equipe conectada. Já organizações com alta concentração de dados confidenciais ou regulamentações específicas podem optar por armazenar certos conteúdos em servidores internos.

A liberdade de escolha viabiliza um desenho arquitetônico que respeita as particularidades do negócio, sem comprometer a padronização ou a eficiência dos processos.

Quais os ganhos de performance?

A performance também é beneficiada com essa abordagem. O modelo local pode oferecer respostas mais rápidas ao rodar em rede interna, sem depender de conexão com a internet.

Já o modelo SaaS permite acesso contínuo e seguro de qualquer lugar, ideal para equipes distribuídas ou com operação em campo.

Além disso, a possibilidade de integrar o ECM com sistemas legados, ERPs e plataformas de workflow permite ganhos de produtividade, automação de tarefas e redução de retrabalho. Tudo isso contribui para uma gestão documental mais ágil e estratégica.

Saiba mais sobre ECM lendo: “O que significa ECM? Conheça as vantagens para o seu negócio!”

Conclusão

Adotar um ECM com opção de implantação SaaS e local é uma escolha estratégica. Empresas que investem nessa flexibilidade garantem maior autonomia, adaptação a diferentes cenários e suporte ao crescimento sustentável.

Esse tipo de solução ajuda a conectar pessoas, processos e informações em um ambiente seguro e controlado. Ao mesmo tempo, prepara o negócio para atender exigências legais, escalar operações e inovar com responsabilidade.

A Documentec é parceira oficial da ELO Digital Office no Brasil e oferece soluções completas de ECM com opção SaaS e/ou local, que atendem aos mais altos padrões de segurança, performance e conformidade.

Com experiência prática em projetos de gestão documental em diversos setores, nós ajudamos sua empresa a encontrar a melhor estratégia para organizar, proteger e dar agilidade às suas informações.

Entre em contato e descubra como implementar uma gestão documental mais eficiente, flexível e alinhada às exigências do seu negócio.