A digitalização de documentos empresariais deixou de ser uma ação opcional para se tornar parte essencial da gestão corporativa. Empresas que adotam essa prática conseguem reduzir custos, melhorar a segurança da informação, otimizar fluxos internos e atender exigências legais.

No entanto, quando feita de forma inadequada, a digitalização pode gerar problemas sérios, desde falhas na organização até a perda de validade jurídica de arquivos. Para evitar retrabalhos, riscos de vazamentos e inconsistências, é fundamental conhecer os erros mais comuns nesse processo e como corrigi-los.

Aqui, listamos 5 falhas recorrentes que prejudicam a eficiência da digitalização de documentos empresariais e que podem ser evitadas com boas práticas e soluções especializadas.

Confira a seguir!

1. Digitalizar sem critérios técnicos adequados

Um dos erros mais graves é iniciar a digitalização sem estabelecer critérios técnicos claros. Isso inclui não definir previamente padrões de qualidade de imagem, formato de arquivo, resolução e métodos de captura.

Arquivos digitalizados com baixa qualidade podem comprometer a legibilidade e até inviabilizar a aceitação em processos judiciais ou auditorias. Além disso, sem critérios técnicos definidos, é comum que documentos sejam salvos em formatos diferentes e sem consistência, dificultando buscas e padronização.

Outro problema é a ausência de processos de conferência e validação dos arquivos digitalizados, o que pode levar à perda de informações importantes. A falta de alinhamento técnico ainda prejudica a integração com sistemas de gestão documental, já que nem todos os formatos e resoluções são compatíveis com recursos de indexação avançada.

Por isso, antes de iniciar a digitalização, é essencial estabelecer um protocolo técnico detalhado e treinar a equipe envolvida.

2. Ignorar a certificação digital e a validade jurídica

Digitalizar documentos não significa automaticamente que eles terão validade legal. O Decreto nº 10.278/2020 estabelece requisitos técnicos para que documentos digitalizados sejam aceitos como equivalentes aos originais, incluindo a necessidade de seguir padrões de digitalização e, em alguns casos, utilizar certificados digitais emitidos por autoridade reconhecida no ICP-Brasil.

Ao ignorar essas exigências, a empresa corre o risco de ver documentos invalidados em situações que exigem comprovação formal, como processos trabalhistas, fiscais ou societários. Esse erro também aumenta o risco de retrabalho, já que pode ser necessário apresentar novamente documentos físicos em órgãos reguladores.

Seguir os critérios legais desde o início é a melhor forma de garantir que a digitalização não apenas organize, mas também assegure o valor probatório dos arquivos. Isso inclui adotar tecnologias e processos que cumpram os requisitos do Decreto nº 10.278/2020.

3. Não organizar e indexar corretamente os arquivos digitais

A digitalização só cumpre seu papel quando os documentos são facilmente encontrados. Um erro recorrente é digitalizar sem aplicar uma estrutura de indexação eficiente, ou seja, sem usar campos, etiquetas e metadados que permitam localizar rapidamente qualquer documento.

Sem essa organização, a busca por arquivos se torna lenta e ineficaz, comprometendo a produtividade da equipe e atrasando processos. Outro problema é a duplicidade de arquivos, que ocupa espaço de armazenamento e gera confusão sobre qual versão está atualizada.

Uma boa indexação deve considerar critérios como tipo de documento, data, setor responsável e palavras-chave relevantes. Além disso, é importante usar sistemas que ofereçam busca avançada, garantindo acesso rápido às informações necessárias para decisões estratégicas e cumprimento de prazos.

4. Desconsiderar a segurança e o controle de acesso às informações

Ao transformar documentos físicos em digitais, é preciso adotar medidas robustas de proteção de dados. Um erro comum é não implementar políticas de segurança claras, como controle de acesso por usuário, criptografia de dados e registro de logs.

Sem essas medidas, a empresa fica mais vulnerável a acessos não autorizados, alterações indevidas e vazamentos de informações sigilosas. Isso pode gerar impactos financeiros e reputacionais, além de expor a organização a penalidades legais.

O controle de acesso hierárquico é uma prática essencial para garantir que cada colaborador visualize apenas os documentos necessários à sua função. Esse recurso reduz o risco de uso indevido das informações e fortalece a conformidade com normas de proteção de dados.

5. Desrespeitar a LGPD e outros requisitos legais na digitalização

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) exige que informações pessoais sejam tratadas com segurança, transparência e finalidade legítima. Ignorar essas diretrizes durante a digitalização é um erro que pode resultar em multas e processos judiciais.

Entre as falhas mais comuns estão a digitalização de documentos sem consentimento quando necessário, a ausência de políticas de retenção de dados e a falta de registro sobre quem acessou ou alterou informações. A conformidade com a LGPD exige que a empresa adote práticas como anonimização de dados sensíveis, quando possível, e definição clara de prazos de guarda.

Além da LGPD, é fundamental observar outras normas específicas do setor de atuação da empresa, garantindo que a digitalização atenda a todas as exigências regulatórias aplicáveis.

Perguntas frequentes sobre digitalização de documentos empresariais

Quais tipos de documentos empresariais devem ser priorizados na digitalização?

Os mais críticos para a operação e a conformidade legal da empresa. Exemplos: contratos, notas fiscais, registros contábeis, documentos trabalhistas e licenças. Priorizá-los garante disponibilidade rápida e segurança das informações.

Qual formato de arquivo é mais indicado para preservar documentos?

Para documentos de texto e uso oficial, o PDF/A é uma opção adequada, pois mantém a integridade e facilita a leitura a longo prazo. Já para imagens, formatos como TIFF ou PNG oferecem boa qualidade de preservação.

Quais cuidados tomar ao descartar documentos físicos após digitalizar?

Antes de descartar, confirme se o documento digital atende às exigências do Decreto nº 10.278/2020. O descarte físico deve seguir métodos seguros, como fragmentação controlada, e sempre ser registrado para fins de auditoria.

Como garantir que a digitalização esteja em conformidade com a LGPD?

É preciso controlar o acesso aos documentos, definir permissões por perfil, registrar ações realizadas nos arquivos e manter a segurança contra acessos não autorizados. Essas medidas ajudam a proteger dados pessoais e sensíveis.

É possível manter todos os documentos organizados para acesso rápido?

Sim. A digitalização, quando feita com critérios claros de indexação e organização, permite localizar qualquer arquivo em segundos, facilitando a rotina e aumentando a produtividade.

Leia também: “Paperless: como implementar a digitalização na sua empresa?”

O serviço de digitalização da Documentec

A Documentec oferece soluções completas para digitalização de documentos, atendendo empresas que buscam mais agilidade, segurança e conformidade na gestão da informação. O processo começa com uma avaliação detalhada do acervo físico e segue com a digitalização em alta qualidade, organização e indexação dos arquivos.

Com tecnologia de ponta e controle hierárquico de acesso, a empresa garante que apenas usuários autorizados possam visualizar documentos, atendendo às exigências da LGPD e demais regulamentações. Além disso, a digitalização elimina o excesso de papel, reduz custos operacionais e libera espaço físico para usos mais estratégicos.

Outro diferencial é a personalização do serviço. Cada projeto é adaptado à realidade da empresa, garantindo que a estrutura de indexação, os formatos de arquivo e as regras de acesso atendam de forma precisa às necessidades do cliente.

Após o processo, os documentos ficam disponíveis em sistema seguro, com busca avançada que localizam informações em segundos.

Conclusão

A digitalização de documentos empresariais é um passo essencial para a transformação digital, mas exige atenção a critérios técnicos, legais e de segurança. Evitar os erros mais comuns é fundamental para garantir que o investimento traga benefícios reais, como maior eficiência, conformidade e proteção da informação.

Empresas que buscam otimizar sua gestão documental podem contar com a Documentec para conduzir esse processo com segurança, tecnologia e personalização. Com expertise comprovada e infraestrutura adequada, a empresa ajuda a transformar documentos físicos em ativos digitais estratégicos, prontos para apoiar decisões e impulsionar resultados.

Se a sua organização ainda enfrenta dificuldades para localizar documentos, gasta recursos com arquivos físicos ou teme pela segurança das informações, é hora de agir. Fale conosco e descubra como digitalizar com qualidade e conformidade pode transformar a sua operação.